Automatizované posielanie upomienok
V obchodných vzťahoch občas dochádza aj k nepríjemným momentom, keď vaše vystavené faktúry sú aj po dobe splatnosti stále neuhradené. Aby ste tomu predchádzali, prepojenie otvoreného bankovníctva s Accai vám ponúka funkciu vytvárania pripomienok a upomienok. Upomienky na neuhradené faktúry si dokážete nastaviť jednoducho a intuitívne, vrátane časového rámca kedy a komu sa majú automaticky posielať. Pre správne fungovanie zasielania pripomienok a upomienok je nevyhnutné spoľahnúť sa na správnosť a úplnosť, čo automatizácia plne zabezpečí.
Rôzne typy upomienok
V Accai máte prednastavené rôzne typy upomienok, aby ste mohli čo najefektívnejšie komunikovať so svojimi kientami.
- Pripomienka – pripomienka je jemnejšia forma upozornenia a je vhodné ju používať pár dní pred splatnosťou faktúry prípadne jeden deň po splatnosti faktúry.
- Jednoduchá upomienka – upomienka, na ktorej je v jednom riadku uvedená neuhradená faktúra po splatnosti. Zasiela sa vždy bez ohľadu na iné neuhradené faktúry.
- Viacnásobná upomienka – upomienka s viacerými neuhradenými faktúrami po splatnosti od toho istého klienta.
- Pokiaľ zasielanie upomienok nepomáha, prichádza na rad vymáhanie pohľadávky advokátom. Accai sa sám postará o zaslanie posledného varovania zákazníkovi, pričom k tomuto varovaniu pripojí aj plnú moc udelenú advokátovi.
- Ak nezaberie ani to, nasleduje automatizované zaslanie predžalobnej výzvy od advokáta zákazníkovi poštou s následným upomínacím konaním na súde.
Skupiny klientov
Vieme, že vzťahy s klientami sú komplikované a rôznorodé. Sú klienti dlhoroční, ktorým dokážete „privrieť očko“ nad faktúrou po splatnosti, sú aj takí, ktorí pravidelne platia až po viacerých pripomenutiach, klienti sú aj z radov kamarátov a známych, ku ktorým sa správate viac familiárne. Práve preto, aby komunikácia s rôznymi klientami bola čo najviac efektívna, striktná tam kde sa to žiada alebo naopak viac uvoľnená a priateľská, má Accai funkciu vytvorenia rôznych skupín klientov. Pre každú skupinu si môžete nastaviť rôzny počet aj typ upomienok, vlastné texty upomienok aj časový rámec ich zasielania.
Výhody a benefity používania automatických upomienok
- Z našej vlastnej skúsenosti vieme s istotou povedať, že vytvorenie automatického systému posielania pripomienok a upomienok zlepšilo cash-flow vo všetkých našich spoločnostiach. Priemerná dlžná suma nezaplatených faktúr sa znížila o 20 – 30%.
- Zaznamenali sme aj fakt, že klienti zaplatili faktúru ešte v ten istý deň, ako im došla automatická upomienka. Čo zase prispieva k skvalitňovaniu ľudských aj obchodných vzťahov s klientami a minimalizuje nepríjemné telefonické hovory alebo maily.
- V neposlednom rade výhodou automatického posielania pripomienok a upomienok je aj znižovanie časovej straty, ktorá vznikala každomesačne zdĺhavým manuálnym vytváraním a zasielaním upomienok. Táto manuálna aktivita okrem časovej náročnosti, povedzme si pravdu, nie je u nikoho zvlášť obľúbená aj kvôli negatívnym emóciám ktoré so sebou prináša.
Na to, aby automatické zasielanie upomienok fungovalo správne a efektívne je dôležité, aby bol fakturačný a účtovný systém Accai prepojený s otvoreným bankovníctvom a faktúry boli automaticky spárované s platbami v reálnom čase. Jednoducho povedané, aby sme zbytočne neodoslali upomienku klientovi, ktorý faktúru práve uhradil. Viac o prepojení otvoreného bankovníctva s Accai sa môžete dočítať v článku Výhody prepojenia otvoreného bankovníctva.
